प्रभावकारी सेवाका लागि समय व्यवस्थापन

 sher bahadur bkशेरबहादुर वि.क.

 

उचित कार्यालय व्यवस्थापन र त्यसमा समायानुकूल परिमार्जन गर्दै जाने हो भने कार्यालय समय (१० बजे देखि ५ बजेसम्म) भित्रै प्रभावकारी सेवा प्रवाह गर्न नसकिने होइन ।  सुनिश्चित, सर्वसुलभ र गुणस्तरीय सेवा प्रवाह गर्न पुग्ने समय हो ।  तथापि, पछिल्ला समयमा सरकारी कार्यालय पूरै कार्यालय समयभरि सेवा प्रवाह गर्ने काममा सिद्धान्तमा मात्रै सीमित हुन पुगेका विभिन्न अनुगमनका नतिजाले पुष्ट्याई गर्छन् ।  सेवाको सुनिश्चितता, सर्वसुलभता, गुणस्तरीयता र सन्तुष्टि कायम गर्ने काममा सरकारी कार्यालय कम संवेदनशील भएको प्रशासन विज्ञहरू बताउँछन् ।  अझ प्रदान गरिएको सेवाको पहुँच र स्तरीयतालाई जनसन्तुष्टिसँग आबद्ध गर्ने जस्तो नवीनतम व्यवस्थापनको प्रयोगको कमी देखिन्छ ।  दिन प्रतिदिनका यस्ता बिगँ्रदो कार्य संस्कृति, न्यून संवेदनशीलता र नवीनतम व्यवस्थापनको प्रयोग नभएको अवस्थामा कसरी सेवाको प्रभावकारिता वृद्धि सकिन्छ, यो गहन विषय हो ।  सेवाकोे प्रभावकारिता वृद्धि गर्ने सन्दर्भमा समय व्यवस्थापन बहसको विषय हुन सक्छ ।  हुन त समय व्यवस्थापन जस्तो विषय सामान्य र अति सूक्ष्म लागे पनि यसले सेवा प्रवाहलाई प्रभावकारी र जनमैत्री बनाउनमा महŒवपूर्ण भूमिका खेल्न सक्छ ।  
समयको उचित व्यवस्थापन नगरिँदा समयमै सेवा दिन कठिनाइ आइपर्छ ।  कार्यालय शुरु भएको पहिलो समयावधि र अन्तिम समय सीमासम्म कुरेर पनि सेवा नपाउने अवस्था भएमा सेवाग्राही रुष्ट हुन पुग्छन् र असन्तुष्टि पैदा हुन्छ ।  यति मात्र होइन, समय व्यवस्थापनलाई ख्याल नगरिँदा कर्मचारीमा चुस्तता, जिम्मेवारीको बोध र शिष्टाचारको कमी हुन जान्छ ।  यद्यपि, कर्मचारी तथा समग्र कार्यालयको कार्यक्षमता, सेवाको प्रभावकारिता र जनसन्तुष्टि कार्यालयमा गरिएको समयको उचित व्यवस्थापनले निर्देशित गरेको हुन्छ ।  व्यवस्थापनविद् मास्लोले कार्यालयको उद्देश्य÷लक्ष्य प्राप्त गर्न, कार्यको प्राथमिकता र सेवाग्राहीको चाहनाअनुसार कार्यविधि तयार गरी कार्य सम्पादन गर्न समय विभाजन गर्न सकिने बताएका छन् ।  
त्यसैगरी, पिकलजारको सिद्धान्तले पनि महŒवपूर्ण काम गर्न अति आवश्यक समय छुट्टयाउन सकिन्छ र अन्य समयमा कम महŒवपूर्ण र कम प्राथमिकता प्राप्त काम गर्न सकिन्छ भनी अथ्र्याएका छन् ।  तसर्थ, सरकारी कार्यालयमा समय व्यवस्थापनअन्तर्गतको समय विभाजनको अवधारणालाई प्रयोगमा ल्याई त्यसको उपादेयताको अनुभूति र विश्लेषण गर्न जरुरी छ ।  समय विभाजनको आवधारणाअन्तर्गत कार्यालय समयलाई सेवाको सुनिश्चितता र जनसन्तुष्टि कायम हुने गरी अतिआवश्यक, मध्य र अनिवार्य सेवा प्रवाह समयमा विभाजित गर्न सकिन्छ ।  यसर्थमा पहिलो तीन घण्टा (एक बजेसम्म) को समयलाई अतिआवश्यक सेवा समय, अन्तिमको अढाई घण्टा (२ः३० बजे देखि) को समयलाई अनिवार्य सेवा समय र बीचको डेढ घण्टा (एक देखि २ः३० बजे सम्म) को समयलाई मध्य सेवा समय मा विभाजन गर्न सकिन्छ ।  
अतिआवश्यक सेवा समयमा प्रक्रिया पुग्नेको हकमा तत्कालै काम सम्पन्न हुनेगरी कार्य व्यवस्थापन गर्नुपर्छ ।  यसका लागि स्रोत साधनको अवस्था दुरुस्त राख्ने, कार्यालय प्रमुख र सबै कर्मचारी समयमै उपस्थित हुने तथा सेवाभावका साथ सेवा प्रवाह गर्नुपर्छ ।  यसरी अतिआवश्यक सेवा समयमा काम सम्पन्न गरिदिनैपर्ने कार्यविधि तथा कार्य संस्कृति रहँदा कर्मचारीले पनि गहन जिम्मेवारीको बोध गर्छन् र सो जिम्मेवारी बहन गर्न कर्मचारी चुस्त हुने बानीको विकास हुन्छ ।  
अन्तिम घडी अर्थात् अनिवार्य सेवा समयमा प्रक्रिया पुग्नेको हकमा समय सीमा सकेपछि पनि सोही दिन काम सम्पन्न गरिदिने गरी व्यवस्थापनका विधि र संयन्त्र तयार गर्नुपर्छ ।  जसबाट दिनभरि कुर्दा पनि कर्मचारीको अनुपस्थिति, ढिलासुस्तीको आन्तरिक तŒव आदि कारणले गर्दा काम सम्पन्न नभई असन्तुष्ट अनुहार लिएर घर फर्किन बाध्य हुँदैनन् र सेवाग्रहीमा सन्तुष्टिका साथै सकारात्मक सोचको अङ्कुरण हुन पुग्छ ।  
अब चासोको विषय रहन्छ मध्य सेवा समयमा के कस्ता प्रकृतिका कार्य गर्ने ? यस सेवा समयमा अतिआवश्यक र अनिवार्य सेवा समयमा हुने कामलाई सहजीकरण र सबलीकरण गर्ने कार्य गर्न सकिन्छ ।  जस्तो, काम सन्दर्भमा अध्ययन, कागजात खोज्ने, उजुरी तथा गुनासो व्यवस्थापन आदि कार्य गर्न सकिन्छ ।  त्यसैगरी, कार्यालयका नियमित व्यवस्थपकीय कार्य जस्तो, कार्यालय मिटिङ, छोटो दूरीको अनुगमन तथा निरीक्षण, कार्यालयको फाँट अनुगमन, अभिलेख व्यवस्थापन आदि गर्न सकिन्छ र यसका अलावा ढिलासुस्तीका आन्तरिक तŒवलाई यहाँनेर सीमित गर्न सकिन्छ, जस्तो, खाजा ब्रेक, छोटो बैठक तथा कार्यक्रम ।  सेवाग्रहीका आयामबाट पनि मध्य सेवा समय फाइदाजनक छ ।  उक्त समयमा सेवाग्रही नपुग कागजात पु¥याउन जान्छन्, कामका सन्दर्भमा उजुरी तथा गुनासो गर्छन् र कर्मचारी कार्यक्रममा उपस्थित भएको अवस्थामा अनिश्चित रूपमा दिनभरि कुर्नुभन्दा यही मध्य सेवा समयमा मात्र कुर्न त्यति असहज मान्दैनन् ।  
समय विभाजन कार्यालयको बेथिति, अव्यवस्थापन र ढिलासुस्तीका आन्तरिक तŒवलाई घटाउँदै अतिआवश्यक र अनिवार्य सेवा समयमा गरिने सेवा प्रवाहलाई अझ सुनिश्चित, प्रभावकारी र जनमैत्री बनाउने साधन बन्न सक्छ ।  जसका कारण सात घण्टाको अव्यवस्थित सेवा प्रवाहको तुलनामा पाँच घण्टाकै गुणस्तरीय, सुनिश्चित र जनमैत्री सेवा प्रवाह धेरै गुणा प्रभावकारी हुन जानेमा मतैक्य हुन सकिन्छ ।  ओइसिडिको अध्ययनअनुसार अस्ट्रेलिया, न्युजिल्यान्ड, स्वीडेनमा कर्मचारीद्वारा नै आन्तरिक व्यवस्थापनअन्तर्गत समय व्यवस्थापनमार्फत सेवा प्रवाहमा सुधार गरेका थिए र प्रभावकारी र जनमैत्री सेवा प्रवाह गर्न विभिन्न मानकका अलावा समयमै सेवा हुनुपर्छ भनि निष्कर्ष निकालेको थियो ।  
यसरी समय विभाजन गरी सेवा प्रवाह गर्नुको अल्पकालीन दृष्टि समयमै सेवा प्रवाहमार्फत जनसन्तुष्टि प्रवद्र्धन गर्नु हो ।  सुनिश्चिित र सर्वसुलभ सेवा प्रवाहका आधारशीला तयार पार्दै सरकारी कार्यालय र सेवाको साख निर्माण गर्नु यस अवधारणाको दूरदृष्टि रहेको हुन्छ ।  साथै कर्मचारीलाई जनसन्तुष्टितर्फ लक्ष्ति गराउँदै भद्र व्यवहार र शैलीको प्रस्तुतीकरणमार्फत कार्यकेन्द्रित र जवाफदेही तुल्याउने हुँदा शिष्टाचारको विकास गराउँछ ।
समय विभाजनको अवधारणामा सेवा प्रवाह गर्दा पक्कै पनि कार्यालयमा यसका संयन्त्र, कार्य वातावरण र सुपरिवेक्षणका औजार तयार पारिनुपर्छ ।  अतिआवश्यक र अनिवार्य सेवा समयमा सेवा प्रवाह गर्न कर्मचारीको समयमै अनिवार्य उपस्थितिको सुनिश्तिता हुनुपर्छ ।  जसका लागि कर्मचारी आउने र जाने हाजिरी ई–अटेन्डेन्समार्फत गराउन सकिन्छ ।  मध्य सेवा समयमा कर्मचारी जथाभावी बाहिर जाने आउने विकृतिलाई कम गर्न कार्यालय प्रमुखले कर्मचारीलाई लगबुक भराउने व्यवस्था गर्नुपर्छ ।  बाहिर जाने कर्मचारीले सम्पूर्ण विवरण भरी कार्यालय प्रमुखसँग स्वीकृत गराई मात्र जाने आउने संस्कृतिको विकास गराउन सकिन्छ ।  कर्मचारीको उपस्थिति, सेवा प्रवाहको अवस्था र जनगुनासोका सन्दर्भमा राष्ट्रिय सर्तकता केन्द्र तथा जिल्ला तहमा जिल्ला प्रशासन कार्यालयले गर्ने अनुगमन तथा छड्केलाई अझ सशक्त, नियमित र परिणाममुखी बनाइनुपर्छ ।  
सेवाको सर्वसुलभता र सुनिश्चितता कायम हुने गरी र नतिजालाई जनसन्तुष्टिसँग आबद्ध गर्ने गरी समयको उचित व्यवस्थापन गर्नु वर्तमान आवश्यकता भइसकेको छ ।  यद्यपि, जनसम्पर्क नहुने, काम सम्पन्न गर्न लामो समय लाग्ने र कामको अत्यधिक चाप हुने कार्यालयमा यस आवधारणाको प्रयोग उपयुक्त नहुन सक्छ ।  तथापि, यसको किसिमको व्यवस्थापनको प्रयोगले हरेक जसो कार्यालयको काम व्यवस्थित, वैज्ञानिक र प्रभावकारी तुल्याउन महŒवपूर्ण भूमिका खेल्न मद्दत पक्कै पु¥याउँछ ।  

प्रकाशित मिति: २०७४/७/१०

थप समाचार
प्रतिकृया
नाम

ईमेल

ठेगना