नेतृत्वमा समय व्यवस्थापन

ramesh ghimireरमेश घिमिरे

 


“समय निकाल्न नसकेर यो काम गर्न सकिन यो गर्न ढिला भयो, यहाँ आउन वा त्यहाँ पुुग्न ढिला भयो । ” आजभोलि सबैभन्दा बढी सुनिने वाक्यांश हो । अधिकांश मानिसले आफूलाई जति व्यस्त देखाए पनि उसले गरेको कामको उपलब्धि हेर्दा केही देखिँदैन । यसबाट ऊ अनावश्यक काममा व्यस्त भई आवश्यक काम गर्न नभ्याएको प्रष्ट हुन्छ ।
आफ्नो जिम्मेवारी, कर्तव्य र दायित्वको काम गर्न समय पुुगेन भन्नुु आफ्नो गल्ती कमजोरी लुुकाउने प्रयास गर्नु मात्र हो । सबै मानिसका लागि २४ घन्टाको दिन हुन्छ । कम्तीमा ६ घन्टा सबै सुत्छन् । सबैका लागि उपलब्ध हुने अधिकतम समय १८ घन्टा हो । यदि सही व्यवस्थापन ग¥यो भने समय कसैलाई पनि अपुुग हुँदैन ।
समयलाई दुुर्लभ सम्पत्ति मानिन्छ । यो एक पटक गुमेपछि फर्केर आउँदैन । समय सञ्चय गरेर एकै पटक प्रयोग गर्न नसकिने स्रोत हो । उद्योग, व्यवसाय, कार्यालयमा श्रम, पुँजी, जमिन, मेसिन, सीप आदि केही हदसम्म आफू अनुकूल प्रयोग गर्न सकिने स्रोत हुन् । समय निरन्तर कुँद्छ, समयसँगै आफू चल्न नसके पछाडि परिहालिन्छ । विलियम शेक्सपियरले भनेका छन्, “हामीले समयलाई गुमायौँ भने समयद्वारा हामी गुमाइने छौँ । ”
सबै स्रोतको व्यवस्थापन गर्ने अन्तिम दायित्व नेतृत्वको हो । त्यसैले समय व्यवस्थापन नेतृत्वको लागि सबैभन्दा महìवपूर्ण व्यवस्थापकीय र नेतृत्व कौशल हो । बढी महìवको कामलाई बढी प्राथमिकतामा राख्नुु, आफूले गर्न सक्ने काम मात्र जिम्मा लिनुु, अधिकारको बाँडफाँट गर्नु, कुन काम अनावश्यक हो भनेर छुट्याउनुु नै समयको व्यवस्थापन हो । नेतृत्व वा व्यवस्थापकले ४० प्रतिशत समय आकस्मिक कार्यका लागि छुट्याउनु पर्छ । बाँकी समयको कार्यतालिका बनाउनुपर्छ ।
कुनै अधिकार र जिम्मेवारी दिएअनुसार कार्य गर्नुपर्ने छ भने गर्न नसक्ने र नभ्याउने कामको जिम्मेवारी लिनु हुुँदैन । त्यस्तै अरुलाई अधिकार र जिम्मेवारी दिनुपर्नेछ भने आफूले गर्न नसक्ने र नभ्याउने कामको जिम्मेवारी मातहतलाई दिनुपर्छ । उपयुक्त कर्मचारीमा काम बाँड्नुपर्छ । अधिकार प्रत्यायोजनले नेतृत्वलाई समयको चापबाट मुक्त गरेर नीति निर्माणमा केन्द्रित हुन समय उपलब्ध गराउँछ । अर्कोतर्फ मातहत कर्मचारी काम गर्न उत्प्रेरित हुन्छन् र मनोबल वृद्धि हुन्छ ।
व्यवस्थापकले खुला दिमागले सोचेर विभिन्न विकल्प खोजेर निर्णय लिनुपर्दछ । उसलाई मनोरञ्जन, सामाजिकीकरण र बाह्य ज्ञान प्राप्तिको अवसर प्राप्त हुनुपर्छ । त्यसैले उच्च नेतृत्व वा व्यवस्थापकले आफूलाई व्यस्त होइन, समयको चापबाट मुक्त राख्नुुपर्छ । आफूस्वतन्त्र हुन सकिएन, काम भ्याइएन भने आफ्नो योजना, प्राथमिकता, लक्ष्य, कार्यतालिका नै गलत रहेछन् भन्ने बुुझेर सच्चाउनुपर्छ ।
यी काम अनावश्यक भएकाले गर्दिनँ, यी कामका लागि यति मात्र समय दिन्छु भनेर घोषित अठोट व्यक्त गर्नुपर्छ । भनिन्छ, “अखबारको सम्पादकमा हुनुपर्ने सबैभन्दा महìवपूर्ण गुण धेरै पढ्नु र सूचना जानकारी लिनु हो । तर त्योभन्दा महìवपूर्ण धेरैभन्दा धेरै कुरा नपढ्नुु हो । संसारमा पाठ्य सामग्री अथाह छन् । सफल सम्पादक हुन नपढ्ने कुरा छुट्याउन सक्नु पर्छ । ” त्यस्तै सफल नेतृत्व बन्न आफूले नगर्ने काम निश्चित गर्न सक्नुपर्छ ।
काम त कति हुन्छन् कति । त्यसमध्ये २४ घन्टामा जे जे काम गर्दा सबैभन्दा बढी उपलब्धि हुन्छ, त्यही काम गर्नु नै समय व्यवस्थापन हो । डा. गोविन्दराम अग्रवालले “नेपालमा सङ्गठन र व्यवस्थापन” पुस्तकमा भनेका छन्, “समय व्यवस्थापन भनेको सङ्गठनको लक्ष्य प्राप्त गर्न थोरै समयमा धेरै काम कसरी गर्ने भन्ने थाहा पाउनु हो । यसमास्पष्ट लक्ष्य निर्धारण, प्राथमिकीकरण, समयको प्रयोगको उचित योजना, समय चोरहरूको पहिचान र समय प्रयोगलाई सुधार गर्न समय व्यवस्थापन विधिको प्रयोग पर्छन् । ”
नेतृत्वले धेरै ठाउँमा धेरै थरिका कुरा सुन्छन् । सुनेका कुरा योजनामा समेट्ने होइन, ती कुरा समेट्दा योजना कार्यान्वयनबाट के उपलब्धि हुन्छ भन्ने विश्लेषण गर्नुपर्छ । सबैभन्दा बढी समयको दुरूपयोग औपचारिक कार्यक्रममा उपस्थिति, भेटघाट, भलाकुसारी र कुराकानीमा हुन्छ । डकुमेन्ट बनाउने, विज्ञको कुरा सुन्ने कार्यमा समय दिँदा समयको सदुपयोग हुन्छ ।
कार्यालयमा प्रमुखले बैठक बोलाउने, सबैस्टाफ आआफ्ना शाखाका काम छोडेर प्रमुखकहाँ जम्मा हुने तर प्रमुख आधा, एक, दुुई, तीन घन्टा ढिला आउने मात्र होइन कहिलेकाँही आउँदै नआएर बैठकस्थगित हुने घटना नेपालमा धेरै हुन्छन् । त्यसैगरी, कार्यक्रममा बोलाइएका प्रमुख अतिथि निकै ढिला आउने र प्रमुख अतिथि नआउँदासम्म सयौँ अरू मानिसको समय बर्बाद हुने गरेका प्रशस्तै देखिन्छन् ।
आफ्नै कामले अरूलाई बोलाउने तर आफू समयप्रति संवेदनशील नहुने तथा अरूलाई समय दिन्छु भनेर सहजै वचन दिने तर बोलेको समय दिन नसक्ने नेपाली हाकिम र नेताको चरित्रजस्तै बनेको छ । यसलाई उनीहरूको कार्य व्यस्तता भनेर अथ्र्याउनुु मिल्दैन । कुनै अनावश्यक काम, कुरा वा भेटघाटमा समय व्यतित गरेको कारण अथवा समय व्यवस्थापन गर्न नचाहेको कारण यस्तो हुुन पुुग्छ । एक जनाको कारण दर्जनौँ, सयौँ व्यक्तिले गर्ने काम र दिने सेवामा ढिलाइ हुन पुुग्छ ।
व्यवस्थापक वा नेतृत्वले समय व्यवस्थापन गर्न नसक्दा सङ्गठनमा कर्मचारीसँग द्वन्द्व बढ्ने, असहयोगी प्रवृत्ति सिर्जना हुने, तनाव बढ्नेजस्ता रोग देखा पर्दछन् । समयको व्यवस्थापन नभएपछि कार्यालयले दिने सेवा र गर्ने काम पूरा हुन सक्दैन, जसबाट सेवाग्राहीसँग द्वन्द्व सुरु हुन्छ । हतारमा दिएको सेवामा त्रुटि हुन सक्छ । सही समयमा सही काम भएन भने त्यो समयको दुरूपयोग हुन्छ ।
नेतृत्व आफूले समयको व्यवस्थापन सही ढङ्गले गर्ने मात्र होइन, मातहतलाई गराउनु पनि पर्छ । कस्ता समस्या आएमा कुन कर्मचारीले कति अवधिभित्र फाइल उठाउनुपर्ने र कस्ता प्रकृतिका फाइल कति दिनभित्र कसले टुङ्गो लगाउनुपर्ने भन्ने समय तोकिएको र सो नगरेमा हुने कारबाहीस्पष्ट उल्लेख भएको कार्यविधि लागू गर्नुपर्छ । मातहतलाईस्पष्ट निर्देशन, अनुुगमन मूूल्याङ्कन गर्नुपर्छ । कर्मचारीलाई समयमा काम सकेबापत पुुरस्कार र नसकेबापत दण्डको व्यवस्था हुनुुपर्छ ।
आफू सहभागी हुने बैठक र आफूले भेट्न समय दिएका व्यक्तिको नाम र समय कुर्सीबाट देखिने गरी सेतो पाटीमा लेख्नुपर्छ र पूर्ण पालना गर्नुपर्छ । कार्यालयमा आवश्यक सामग्री, साधन र डकुुमेन्ट तुरुन्त पाउन सकिने गरी अभिलेखीकरण र भण्डारण गर्नुपर्छ । काम नलाग्ने र अनावश्यक सामग्री कार्यालयमा राख्नु हुँदैन । कर्मचारीका लागि उपयुक्त कार्यस्थल र कार्यवातावरण तयार गरिनुपर्छ ।
कार्यालयमा व्यवस्थापन सूचना प्रणाली लागू गर्नुपर्छ । ढिला नगरी निर्णय लिने गर्नुपर्छ । विभिन्न ठाउँ धाउनु र मानिस भेट्नुुभन्दा कम्प्युटर, टेलिफोन, इमेल, इन्टरनेट बढी प्रयोग गर्नुपर्छ । ठोस एजेण्डाबिना बैठक बस्नु हुँदैन । बैठकबाट ठोस निष्कर्ष निकाल्नुपर्छ ।
यसरी समयको सही व्यवस्थापन गरियो भने बाँकी साधन स्रोत यथा अवस्थामै रहेर पनि अधिकतम उपलब्धि हासिल गर्न गर्न सकिन्छ । उच्च व्यवस्थापकले समयको व्यवस्थापनलाई उच्च महìव दिन सके विकासको गतिले तीव्रता पाउन सक्नेछ ।

 

थप समाचार
प्रतिकृया
नाम

ईमेल

ठेगना